تعليمات اللوازم والمشتريات

تعليمات اللوازم للمركز الوطني لحقوق الانسان رقم (1) لسنة 2006 صادرة بموجب الفقرة (ي) من المادة (15) من قانون المركز الوطني لحقوق الانسان المؤقت رقم (75) لسنة 2002، والتعديلات المقرة بقرار مجلس الامناء بجلسته رقم 5/2012 تاريخ 22/12/2012

 

المادة (1)

يكون للكلمات والعبارات التالية حيثما وردت في هذه التعليمات المعاني المخصصة لها أدناه ما لم تدل القرينة على غير ذلك:

  • المركز : المركز الوطني لحقوق الإنسان.
  • القانون : قانون المركز الوطني لحقوق الإنسان.
  • المجلس : مجلس أمناء المركز.
  • الرئيس : رئيس المجلس.
  • الأمانة العامة : الأمانة العامة للمركز.
  • المفوض العام : المفوض العام لحقوق الإنسان.
  • المتعهد : أي شخص طبيعي أو اعتباري يتولى توريد اللوازم للمركز.
  • اللوازم : الأموال المنقولة للمركز والتأمين عليها وصيانتها والخدمات التي يحتاج إليها المركز.
  • المشروع : نشاط معين رصدت له مخصصات مالية في موازنة المركز أو أي نشاط ممول من جهة أو جهات محددة بموجب اتفاقية.
المادة (2)

المفوض العام مسؤول عن الإشراف على اللوازم الخاصة بالمركز ومراقبتها واتخاذ الإجراءات والترتيبات اللازمة لحفظها وتنظيمها وحسن الاستفادة منها واستعمالها للغايات المقررة لها ، كما أنه مسؤول عن تأمين حاجة المركز من اللوازم وتخزينها وطرح العطاءات ومتابعتها والاحتفاظ بسجلاتها ووثائقها وتحديد أنواع ونماذج السجلات والمستندات الخاصة بتنظيم شؤون اللوازم واستخدامها في المركز.

 

المادة (3)
لا يجوز شراء أي لوازم للمركز أو التعاقد على تقديم خدمات له إلا إذا رصدت المخصصات المالية اللازمة لذلك لا يجوز شراء لوازم تزيد على حاجة المركز.
المادة (4)

أ‌. يقدم طلب الشراء قبل وقت كاف لإتمام عملية الشراء والتوريد ولا ينظر في أي طلب يوصف بالاستعجال إلا إذا كانت هذه الحالة ناشئة عن حاجة طارئة لم تكن متوقعة.

ب‌. يحدد في الطلب مبررات الشراء ويرفق به وصف واف للوازم المطلوب شراؤها بما في ذلك وحدة المادة وطريقة تغليفها وحزمها ومناولتها وكميتها والقيمة التقديرية لها.

ج‌ يتم الشراء بموجب أمر شراء صادر عن الرئيس أو من يفوضه.

المادة (5)

يراعى في جميع عمليات الشراء ما يلي:

  1. مبدأ المنافسة المشروعة وذلك بالطريقة التي تراها الجهة المختصة بالشراء.
  2. الحصول على أكثر اللوازم جودة وبأنسب الأسعار وبأفضل الشروط.
  3. قدرة المتعهد على توريد اللوازم حسب الشروط والمواصفات وخلال المدة المحددة لذلك.
  4. عدم تجزئة اللوازم المتشابهة المراد شراؤها الى صفقات متعددة.
المادة (6)

يجوز للجهة المختصة بتبديل أي لوازم مستعملة بلوازم أخرى جديدة أو مستعملة، بناء على تقرير من لجنة فنية يشكلها الرئيس، على أن يتم الاتفاق مع الجهة التي سيجري تبادل اللوازم معها على سعر عادل لكل من اللوازم المتبادلة وبما يحقق مصلحة المركز.

المادة (7)

مع مراعاة صلاحيات شراء اللوازم وفق أحكام هذه التعليمات تتم عملية شراء اللوازم بإحدى الطريقتين التاليتين:
أ . الشراء المباشر للوازم بالتفاوض مع بائعيها أو منتجيها أو مورديها في أي من الحالات التالية:

  1. إذا كانت اللوازم المطلوب شراؤها محددة الأسعار من قبل الجهات الرسمية
  2. إذا كانت اللوازم المطلوب شراؤها لمواجهة حالة طارئة لا تسمح بالقيام بإجراءات طرح عطاء، أو استدراج عروض.
  3. إذا كانت اللوازم لا يمكن توريدها إلا من مصدر واحد.
  4. إذا كانت اللوازم قطعا تبديليه أو أجزاء مكملة أو أدوات لا تتوافر لدى أكثر من مصدر واحد بدرجة الكفاءة ذاتها بناء على تقرير فني من ذوي الاختصاص والخبرة في المركز.
  5. إذا كانت اللوازم مواد علمية كبرامج الحاسوب والأفلام والمطبوعات وما يماثلها.
  6. إذا كان الغرض من شراء اللوازم توحيد الصنف أو التقليل من تنوع الأجهزة لتوفير اقتناء القطع التبديلية أو لمراعاة الخبرة المهنية المتوافرة لاستعمالها أو صيانتها.
  7. شراء خدمات تشتمل على أعمال صيانة أو إصلاح أو استبدال أو فحص دون أن يكون حجم العمل معلوما عند الشراء .
  8. إذا طرح عطاء أو استدرجت عروض ولم تتمكن الجهة المختصة من الحصول من خلال أي منها على عروض مناسبة أو لم تكن الأسعار معقولة، أو عند الحصول على كامل الكمية من اللوازم المراد شراؤها.
  9. إذا كان شراء اللوازم مباشرة تنفيذا لنص قانوني أو اتفاقية توجب ذلك.
  10. إذا تم التعاقد على خدمات مهنية أو فنية أو إستشارية متخصصة

ب‌-استدراج عروض في أي من الحالات التالية:

  1. إذا دعت حاجة مستعجلة وطارئة للوازم المراد شراؤها يصعب توقعها أو التنبؤ بها ولا تسمح بطرح عطاء.
  2. إذا كانت قيمة اللوازم المراد شراؤها لا تزيد على خمسة آلاف دينار.
  3. إذا لم تقدم عروض مناسبة وكافية للعطاء واقتنعت الجهة المختصة بضرورة شراء اللوازم عن طريق استدراج عروض.
المادة (8)

تحدد صلاحيات الشراء وفقاً لما يلي:

أ- الرئيس:

  1. شراء لوازم لا تزيد قيمتها على (3000) ثلاثة آلاف في كل عملية شراء
  2. شراء لوازم لا تزيد قيمتها على (20000) عشرين ألف دينار في كل عملية شراء وذلك بواسطة لجنة مشتريات مؤلفة من ثلاثة موظفين من المركز يعينهم الرئيس بناء على تنسيب المفوض العام ويرأسها أعلاهم درجة أو أقدمهم فيها على أن يعاد تشكيلها من أعضاء آخرين كل سنتين على الأكثر وتتخذ توصياتها بالإجماع أو بالأكثرية.

ب- ‌للمفوض العام([1])

  1. شراء لوازم او خدمة لا تزيد قيمتها على (1500) الف وخمسمائة دينار بشكل مباشر في كل عملية شراء.
  2. شراء لوازم او خدمة لا تزيد قيمتها على (3500) ثلاثة ألاف وخمسمائة دينار في كل عملية شراء وذلك من خلال لجنة المشتريات المنصوص عليها في البند "2" من الفقرة "أ" من هذه المادة.

ج- مع مراعاة ما ورد في هذه التعليمات لا يتم شراء أي لوازم تزيد قيمتها على (20000) عشرين ألف دينار إلا بواسطة لجنة عطاءات مشكلة وفقا لأحكام هذه التعليمات.

المادة (9)

يشكل المجلس لجنة تسمى (لجنة العطاءات) برئاسة أحد أعضائه وعضوية أربعة أشخاص يختارهم المجلس اثنان منهم من أعضائه يسمى احدهما نائبا للرئيس والآخران من موظفي المركز وتمارس المهام والصلاحيات المنصوص عليها في هذه التعليمات على أن يعاد تشكيلها كل سنتين على الأكثر.

ب‌تجتمع لجنة العطاءات بدعوة من رئيسها أو نائبه عند غياب الرئيس للنظر في الأمور المدرجة على جدول أعمالها ويكون اجتماعها قانونيا بحضور أربعة من أعضائها على أن يكون بينهم الرئيس أو نائبه.

ج-‌تصدر قرارات اللجنة بالإجماع أو بأكثرية الأعضاء الحاضرين وعند تساوي الأصوات يتخذ المجلس القرار المناسب بشأنه وتحفظ جميع القرارات في سجل خاص ولا يجوز الامتناع عن التصويت وعلى العضو الممتنع أن يبين أسباب امتناعه خطيا.

د. يعين الرئيس أحد موظفي المركز سكرتيرا للجنة يتولى تدوين محاضرها وحفظ سجلاتها وقيودها.

هـ- تخضع قرارات اللجنة للمصادقة وفقا للصلاحيات التالية:

  1. بقرار من الرئيس إذا كانت قيمة العطاء لا تتجاوز (50000) خمسين ألف دينار.
  2. بقرار من المجلس إذا كانت قيمة العطاء تزيد على (50000) خمسين ألف دينار
المادة (10)

أ‌- يحق للجنة العطاءات المشكلة بموجب أحكام هذه التعليمات الاستعانة بالخبراء والفنيين المختصين من المركز أو من خارجه للاستفادة من خبراتهم في دراسة عروض المعطاءات المطروحة.

ب‌- ‌للرئيس بناءاً على تنسيب رئيس لجنة العطاءات المستند لتوصية اللجنة منح الخبراء أو الفنيين وأعضاء اللجان الفنية مكافآت مالية تتناسب مع الأعمال التي يقومون بها بتكليف من اللجنة.

المادة(11)

على الجهة المختصة بتصديق قرار لجنة العطاءات اتخاذ قراراها بشأنه خلال مدة لا تتجاوز ثلاثين يوما من التاريخ تسلمها وإلا اعتبر مصدقا حكما.

المادة(12)

تنظم إجراءات العطاء وشروط الاشتراك فيه وطريقة دراسة العروض والإحالة والضمانات الواجب تقديمها من قبل المناقصين والمتعهدين والمسؤوليات والالتزامات المترتبة عليهم عند عدم الالتزام بعروضهم أو تنفيذ عقود الإحالة المبرمة.

المادة(13)

يطرح الرئيس العطاء ويحدد ثمنا لوثائق دعوة هذا العطاء يتناسب مع نفقات إعداد وطباعة الدعوة والوثائق الملحقة بها وقيمة العطاء، على أنه يجوز له توزيع الدعوة دون مقابل على الجهات التي يرى أن من مصلحة المركز توجيهها لها.

المادة(14)

يتولى الرئيس أو من يفوضه التوقيع على أوامر الشراء والعقود والاتفاقيات الخاصة بتوريد اللوازم مع المتعاقدين تنفيذا لقرارات لجنة العطاءات ومصادقة المجلس عليها.

المادة(15)

للجنة العطاءات أن تعهد إلى لجنة أو هيئة أو شركة متخصصة القيام بفحص اللوازم قبل شحنها لبيان مدى تطابقها للمواصفات وتوافر الجودة اللازمة فيها.

المادة(16)

يتم شحن وتوريد اللوازم المتعاقد عليها من داخل المملكة وخارجها باسم المركز.

المادة(17)

يسمى أحد موظفي المركز لمتابعة تنفيذ عقود الشراء وإجراءات التخليص على اللوازم المشتراه من الخارج.

المادة(18)

يشكل الرئيس لجنة تسلم تتألف من ثلاثة من موظفي المركز تناط بهم مهمة تسلم اللوازم التي ترد للمركز من الموردين أو المتعهدين وتزيد قيمتها على خمسمائة دينار، ويجوز لها الاستعانة بالفنيين والخبراء عند الضرورة.

المادة(19)

يقوم أمين المستودع بتسلم اللوازم بحكم الأمانة بصفة مبدئية فور وصولها لموقع التوريد.

المادة(20)

أ‌- تقوم لجنة التسلم بالإجراءات التالية:

  1. التثبت من مواصفات اللوازم الموردة ومطابقتها للشروط المقررة في عقود التوريد من حيث النوعية والكمية ومكان التوريد وموعده، مع مراعاة الاتفاقيات المبرمة بشأنها بما في ذلك تركيبها وتشغيلها وإجراء الفحص اللازم عليها.
  2. تسلم اللوازم الموردة خلال عشرة أيام من تاريخ توريدها.
  3. ينظم محضر تسلم باللوازم الموردة، مع بيان قبول أو رفض اللوازم لمخافتها للمواصفات والشروط وبيان نسبة المخالفة مع تسليم نسخة من المحضر للمورد ولامين المستودع المعني وتعتبر النسخة المسلمة إلى المورد إشعارا منه بالقبول أو الرفض.

ب‌- إذا نشأ خلاف بالرأي بين أعضاء لجنة التسلم يرفع الأمر للرئيس للبت فيه ويكون قراره بهذا الشأن قطعيا.

ج- ‌إذا قررت لجنة رفض اللوازم الموردة لمخافتها المواصفات والشروط المقررة، فللمتعهد الذي ورد تلك اللوازم الاعتراض على قرار اللجنة خلال مدة لا تتجاوز عشرة أيام من تاريخ تسلم المتعهد لمحضر التسلم إلى الجهة التي أصدرت قرار الشراء ويكون قرارها في القبول أو الرفض قطعيا، وتعتبر اللوازم التي رفض تسلمها بحكم الأمانة.

د- يرفع المورد اللوازم التي رفض تسلمها على نفقته خلال مدة لا تتجاوز خمسة عشر يوما من تاريخ إشعاره بضرورة رفعها من المكان الموجودة فيه، إلا إذا اقتضت المتطلبات الصحية أو الأمنية رفعها أو إتلافها قبل ذلك الموعد فإذا تأخر في القيام بذلك عن الموعد المحدد له، يعتبر متنازلا ضمنيا عنها للمركز الذي له حق الرجوع عليه بنفقات الرفع والإتلاف إذا استدعى الأمر.

هـ- يجري تسلم المساعدات والهبات من اللوازم بمطابقتها مع وثائق الشحن أو الفواتير أو أي وثيقة أخرى تبين مواصفات اللوازم وكمياتها، وإظهار أي مخالفة في النوعية والكمية عن المواصفات والشروط الوارد في الاتفاقية أو الفواتير أو وثائق الشحن، ويجري إدخالها في القيود حسب الأصول.

المادة(21)

يتم إدخال اللوازم التي لا تتجاوز قيمتها خمسمائة دينار من قبل أمين المستودع المختص.

المادة(22)

يتم إدخال اللوازم في قيود المستودع بعد تسلمها من قبل لجنة التسلم أو أمين المستودع المختص مباشرة ، على أن تكون معززة بالوثائق التالية:

  1. مستند الإدخال
  2. محضر لجنة التسلم
  3. قرار الإحالة أو طلب الشراء
  4. الفاتورة أو بوليصة الشحن
المادة(23)

تصرف اللوازم بموجب طلب صرف لوازم بعد توقيعه من المفوض العام أو من يفوضه.

المادة(24)

تسلم اللوازم من المستودع إلى الجهة الطالبة بموجب مستند الإخراج المعتمد بعد توقيع المستلم وذكر اسمه ووظيفته على مستند الإخراج إضافة إلى توقيع أمين المستودع.

المادة(25)
  1. يتم بقرار من الرئيس بناء على تنسيب لجنة فنية بيع أي لوازم أصبحت غير صالحة للاستعمال في المركز.
  2. يعلن عن اللوازم المراد بيعها في الصحف المحلية أو بأي وسيلة إعلان أخرى.
المادة(26)

عند بيع أو إتلاف أي لوازم غير صالحة للاستعمال أو فائضة عن الحاجة يجب أن تعزز مستندات الإخراج المنظمة بشأنها بشهادة تتضمن انه أتلفت أو بنسخة من قائمة البيع حسب مقتضى الحال على أن يشار في تلك الشهادة أو القائمة إلى الإذن الصادر بالإتلاف أو البيع.

المادة(27)

يتم شطب أي خسارة أو نقص في اللوازم إن لم يكن نتيجة إهمال أو اختلاس وفقا للصلاحيات التالية:
ا. بقرار من الرئيس بناءا على تنسيب المفوض العام إذا كانت قيمة اللوازم عند الشراء لا تتجاوز (5000) خمسة آلاف دينار.
ب. ‌بقرار من المجلس بناء على تنسيب المفوض العام المستند إلى توصية لجنة تحقيق تشكيل لهذه الغاية إذا كانت قيمة اللوازم عند الشراء تتجاوز (5000) خمسة آلاف دينار.

المادة (28)

غير موجودة.([2])

المادة(29)

إذا اقتنع الرئيس بعدم جدوى عرض اللوازم غير الصالحة أو الفائضة عن حاجة المركز للبيع أو أن نفقات بيعها تتجاوز الثمن الذي يمكن الحصول عليه فيجوز أن يقرر التصرف بها أو إتلافها حسب الأصول المتبعة وشطبها من القيود بواسطة لجنة ثلاثية يشكلها لمعاينة اللوازم والتأكد من أنها أصبحت غير صالحة للاستعمال أو البيع.

المادة(30)

للمجلس أن يقرر بيع لوازم صالحة للاستعمال في المركز ولكنها فائضة عن حاجته بالسعر العادل الذي تقرره اللجنة المشكلة لهذه الغاية وتتولى بيع اللوازم وفق الصلاحيات التالية:

  1. بموافقة الرئيس للوازم التي لا تزيد قيمتها المقدرة عند البيع على (10000) عشرة آلاف دينار.
  2. بموافقة المجلس بناء على تنسيب المفوض العام للوازم التي تزيد قيمنها المقدرة عند البيع على(10000) عشرة آلاف دينار.
المادة(31)

للرئيس بناء على تنسيب المفوض العام إعارة أو تأجير أي لوازم فائضة عن الحاجة إلى أي جهة أخرى.

المادة(32)

يجوز إهداء أي لوازم فائضة عن حاجة المركز أو التبرع بها للدوائر الحكومية أو المؤسسات الحكومية أو المؤسسات الأهلية أو الجمعيات الخيرية أو النوادي الرياضية....... أو العلاقات معها وفقا للصلاحيات التالية:
أ‌بقرار من الرئيس إذا كانت قيمة اللوازم عند الشراء لا تزيد على (1000) ألف دينار.
ب. ‌بقرار من المجلس بناء على تنيسيب الرئيس إذا كانت قيمة اللوازم عند الشراء تزيد على (1000) ألف دينار.

المادة(33)

تنظم مستندات إخراج باللوازم التي يتم التصرف بها بالإهداء أو التبرع وتنزل من القيود وفقا للإجراءات المعمول بها.

المادة(34)

على أمين المستودع في المركز:

  1. تقديم كفالة عدلية.
  2. تقديم تقارير دورية عن حالة اللوازم الموجودة في عهدته مرة في السنة على الأقل، معززو بقوائم تتضمن اللوازم غير الصالحة للاستعمال واللوازم الفائضة عن الحاجة والناقصة والراكدة
المادة(35)

أ‌. يجري التسليم والتسلم بين أمناء المستودعات أو من بعهدتهم أي لوازم بموجب قوائم جرد مطابقة لقيود المستودع يتم توقيعها ممن قام بتسليمها وتسلمها وبالمصادقة على صحة توقيعها من الرئيس المباشر لكل منها.

ب‌. إذا لم يتمكن أمين المستودع أو من بعهدته اللوازم لأي سبب من الأسباب من تسليم ما بعهدته من لوازم إلى من يخلفه فيتم التسليم إلى لجنة يعينها الرئيس المباشر لهذه الغاية بصورة مؤقتة.

ح. ‌إذا ظهرت أي زيادة أو نقص في موجودات المستودع عند التسليم إلى لجنة يعينها الرئيس المباشر لهذه الغاية بصورة مؤقتة.

د - يتحمل الموظف الذي تكون اللوازم في عهدته قيمة النقص أو التلف الناشئ عن إهماله وتتخذ بحقه الإجراءات المناسبة.

ه- على أمين المستودع إعلام الرئيس ورئيسه المباشر عن وقوع أي تعد خارجي على المستودع حال اكتشافه، وعلى الرئيس أن يجري التحقيق اللازم ويتخذ الإجراءات المناسبة لذلك.

و- إذا وقع تزوير في القيود أو اختلاس أو نقص في موجودات المستودع فعلى الجهة التي اكتشفت الحالة إعلام المفوض العام فورا بذلك وعلى المفوض العام إعلام المجلس بذلك واتخاذ الإجراءات اللازمة بما في ذلك التحقيق وتشكيل اللجان اللازمة وتزويد المجلس بنتائج تلك الإجراءات.

المادة(36)

يحظر الحك والمسح والشطب في القيود أو طلبات الصرف أو المستندات الخاصة باللوازم ويتم التصويب بوضع خطين متوازيين بالحبر الأحمر على الخطأ وكتابة الصواب بالحبر الأزرق أو الأسود والتوقيع بجانبه من قبل من أجرى التصويب مع كتابة اسمه بشكل واضح.

المادة(37)

للمجلس أن يقرر منح مكافأة مالية لرئيس وأعضاء لجان المشتريات والعطاءات والتسلم وأي لجنة تشكل لمثل هذه الغاية ويحدد في قراره مقدار هذه المكافآت.

المادة(38)

يجري قيد ما تم تحصيله من قيمة اللوازم المفقودة أو الناقصة أو المباعة إيرادا للمركز.

المادة(39)

للمجلس بتنسيب من الرئيس حرمان أي متعهد من توريد لوازم للمركز لمدة معينة إذا تبين له عدم مقدرته على الوفاء بالتزاماته أو تكرر قصوره في التنفيذ.

المادة(40)

للرئيس أن يفوض أيا من صلاحياته المنصوص عليها في هذه التعليمات إلى المفوض العام أو إلى أي موظف رئيسي في المركز على أن يكون هذه التفويض خطيا ومحددا.

 

[1] - تم تعديل المادة (8) بناء على قرار مجلس الامناء في جلسته رقم 5/2012 تاريخ 22/12/2012.

[2] - ملاحظة: المادة (28) غير موجودة ويجب اعادة ترقيم المواد بعد المادة (27)